مقاله طرح اتوماسيون اداري دبيرخانه و بايگاني

مقاله طرح اتوماسيون اداري دبيرخانه و بايگاني

فهرست

۱– مقدمه……………………………………… ۱

۲- تعريف پروژه………………………………… ۲

۳- اهداف پروژه………………………………… ۲

۴- مراحل انجام كار…………………………… ۲

۱-۴- انتخاب نرم‏افزار………………………………. ۳

۲-۴- تشكيل كميته راهبري……………………………. ۳

۳-۴- شناخت و برنامه‏ريزي……………………………. ۴

۴-۴- برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري…………… ۶

۵-۴- آموزش……………………………………… ۷

۶-۴- نصب و راه‏اندازي………………………………. ۷

۷-۴-پشتيباني……………………………………… ۸

۵- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)……………… ۹

۱– مقدمه …………………………………………. ۱

۲- وضعيت موجود…………………………………… ۳

۱-۲- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه)…… ۴

۲-۲- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي ۴

۳-۲- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فات (سابق)… ۵

۴-۲- شبكه‏هاي داخلي وزارت صنايع و معادن……………… ۵

۳ – چگونگي گزينش نرم‏افزار مناسب……………………… ۸

۱-۳- مفروضات…………………………………… ۹

۲-۳- تعيين نيازها……………………………… ۱۰

۳-۳- شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران    ۱۰

۴-۳- تعيين پارامترهاي ضروري جهت نرم‏افزارهاي كانديد… ۱۰

۵-۳- ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد…………………… ۱۱

۶-۳- گزينش……………………………………… ۱۴

۴ – نتيجه‏گيري…………………………………… ۲۳

 

۶- پيوست‏ها

پيوست ۱- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها

پيوست ۲- گزارش برنامه اجرايي

پيوست۳- راهنماي كاربران – دبير

پيوست۴- راهنماي كاربران – مدير

۱- مقدمه

استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد.

استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود ۱۷۶ نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود ۱۱۰ دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي ۳۸ دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.